Gepubliceerde
onderzoeken

Quickscan PS-instrument schriftelijk vragenrecht Overijssel

De drie conclusies van het onderzoek worden hieronder nader uitgewerkt:

1. Het instrument schriftelijk vragenrecht kan nog bewuster worden ingezet
Het vragenrecht is een individueel recht van Statenleden. Voorop staat dat een Statenlid zelf kan bepalen of en wanneer hij/zij schriftelijke Statenvragen stelt en ook hoe hij/zij de afweging daartoe maakt. Echter, uit de quickscan kwamen enkele bevindingen naar voren die pleiten voor een meer bewuste afweging en inzet van het instrument schriftelijke Statenvragen:

• Formele route voor schriftelijke Statenvragen
Artikel 59-Statenvragen verlopen via een formele procedure. Zo gaan de antwoorden altijd langs het portefeuille-overleg en de wekelijkse GS-vergadering. De quickscan laat zien dat de beantwoording van Statenvragen hierdoor tijdsintensief is.

• Diverse afwegingen, niet altijd met anderen
Uit de interviews met Statenleden kwam naar voren dat de afweging om al dan niet schriftelijke vragen in te dienen niet altijd expliciet in overleg met anderen gemaakt wordt maar soms ook gemaakt wordt door een individueel Statenlid. De quickscan laat verder zien dat Statenleden verschillende aspecten meewegen om wel of niet Statenvragen in te dienen. Enerzijds zien we meer directe en praktische argumenten, zoals het nodig hebben van informatie of de beschikbare tijd en kosten. Anderzijds zien we dat er meer strategische afwegingen gemaakt worden, bijvoorbeeld profilering en publiciteit. Enkele Statenleden gebruiken Statenvragen als onderdeel van het opbouwen van een dossier rondom een bepaald thema. Met betrekking tot publiciteit willen we overigens opmerken dat uit de interviews met journalisten naar voren komt dat Statenvragen met name relevant voor hen zijn als het een onderwerp betreft dat een grote impact heeft op of relevantie heeft voor burgers.

• Technische vragen kunnen ook op andere wijze gesteld worden
Vanuit de interviews met ambtenaren komt naar voren dat de antwoorden op een aantal (feitelijke, technische) Statenvragen ook op andere wijze verkregen hadden kunnen worden. Hierbij werd vooral aangegeven dat er achter telefonische vragen of vragen per e-mail geen formele procedure zit, die het tijdrovend maakt. Bij technisch-inhoudelijke vragen kan de beantwoording sneller verlopen als deze dus op andere wijze dan via de formele artikel 59-procedure worden gesteld.

• Griffie faciliteert, ook bij schriftelijke Statenvragen
De Griffie faciliteert op verschillende manieren de Statenleden in hun afwegingen voor de keuze van de instrumenten (waaronder ook schriftelijke Statenvragen). Zo was er aan het begin van de Statenperiode een introductieprogramma met aandacht voor de verschillende instrumenten en is er een schema op het Extranet waar voor verschillende instrumenten doel, aandachtspunten en procedure zijn uitgewerkt. Daarnaast is de Griffie beschikbaar voor vragen over de inzet van PS-instrumenten. Dit laatste komt voor het instrument schriftelijke Statenvragen niet vaak voor, zo blijkt uit de quickscan.

2. Statenleden zijn tevreden over de beantwoording van schriftelijke Statenvragen door Gedeputeerde Staten, maar wellicht zijn meer  vervolgstappen mogelijk
Het vragenrecht is bij uitstek een onderwerp waar de politieke dynamiek tussen leden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten speelt. Door het stellen van Statenvragen wordt een uitspraak op schrift van GS over een bepaald thema gevraagd. Deze antwoorden worden door de ambtelijke organisatie voorbereid. Uit de quickscan komen enkele bevindingen naar voren met betrekking tot de inhoud van vragen en antwoorden en hoe daar gevolg aan wordt gegeven:

• Statenleden over het algemeen tevreden over informatie en toonzetting
Verder kunnen we op grond van de quickscan constateren dat Statenleden over het algemeen tevreden zijn met de verkregen informatie. De rapportcijfers die hiervoor gegeven werden, varieerden van een 6 tot een 9. Bijna alle Statenleden zijn daarnaast tevreden over de toonzetting. Twee Statenleden waren in zijn algemeenheid minder tevreden, aangezien er volgens hen vaak ontwijkend en risicomijdend wordt geantwoord.

• Aanleiding duidelijk voor ambtenaren
De aanleiding van Statenvragen is voor ambtenaren over het algemeen duidelijk. In de gesprekken met ambtenaren wordt aangegeven dat kennis over wat er in de commissies aan bod is gekomen en wat de verschillende politieke partijen belangrijk vinden hen helpt om vragen ‘aan te zien komen’. Ook vonden de ambtenaren de Statenvragen kort en bondig geformuleerd.

• Antwoorden leiden in beperkte mate tot vervolgstappen
Vijf van de elf Statenleden gaven aan vervolgacties te hebben ondernomen naar aanleiding van de Statenvragen uit de casestudy. Hiervan gaat het in vier gevallen om een terugkoppeling aan lokale betrokkenen of landelijke partij. Drie van de tien ambtenaren gaven aan dat er acties zijn ondernomen na de beantwoording van de Statenvraag, bijvoorbeeld het nagaan of iets gedaan is of het voeren van overleg. Uit de quickscan komt verder naar voren dat de antwoorden van drie van de 64 Statenvragen zijn geagendeerd.

• Weinig concrete toezeggingen in antwoorden
Verder blijkt uit de quickscan dat Statenvragen beperkt tot concrete toezeggingen leiden. Terwijl dit wel een van de belangrijke doelen van Statenleden is voor het stellen van Statenvragen, zo komt uit de interviews naar voren. Uit de analyse van de antwoorden op de 64 Statenvragen blijkt dat in ongeveer 10% van de gevallen een concrete toezegging wordt gedaan door GS. Uit de quickscan blijkt dat de bewaking van dit soort toezeggingen bij de ambtelijke eenheden en de vragensteller(s) zelf ligt. Het is echter niet duidelijk hoe dit geborgd is in de ambtelijke organisatie.

3. Meer alertheid op status van de schriftelijke vragen en procedure rondom uitstelberichten is wenselijk
Met schriftelijke Statenvragen worden in de quickscan de schriftelijke Statenvragen conform artikel 59 van het Reglement van Orde van PS Overijssel bedoeld, welke als zodanig zijn geregistreerd in het Staten Informatie Systeem. Statenleden die een vraag hebben, kunnen zelf bepalen of ze hier een artikel 59-vraag van maken of het antwoord op een andere manier trachten te verkrijgen. De Griffie kan hen hier wel over adviseren. Uit de interviews, zowel met ambtenaren als Statenleden, komt enkele keren naar voren dat niet in alle gevallen duidelijk is of er nu Statenvragen conform artikel 59 zijn gesteld of reguliere schriftelijke vragen. Dit komt bijvoorbeeld incidenteel voor in gevallen waar al ‘technisch’ ingebrachte vragen toch zodanig gevoelig blijken dat beantwoording door het College gewenst wordt geacht. Duidelijkheid over de status is wel gewenst, aangezien de status van artikel 59 gevolgen heeft voor de duur van de beantwoording en de tijdsinspanning die daarvoor nodig is.

Met betrekking tot de termijnen komt het volgende uit de quickscan naar voren:

• 72% van de Statenvragen is binnen de gestelde termijn beantwoord
In het Reglement van Orde van PS Overijssel staat vermeld dat schriftelijke Statenvragen binnen vier weken beantwoord moeten worden. In totaal is voor 44 van de 61 Statenvragen de termijn van vier weken gehaald (72%). In provincie Gelderland ligt dit op 65%. Bijna 80% van de Statenvragen is binnen 30 dagen beantwoord (zie tabel 1). De snelste beantwoording duurde drie dagen. En de langste 56 dagen.

• Procedure rondom uitstelberichten strookt niet met Reglement van Orde
Van de Statenvragen die niet binnen de termijn zijn beantwoord, kon in het onderzoek niet worden opgemaakt of uitstel van de termijn was aangevraagd door GS. Dit komt omdat bij uitstel contact wordt opgenomen met de vragensteller en uitstelberichten niet op het Extranet, de lijst van ingekomen stukken of het SIS verschijnen. Het was daarom ook niet mogelijk om na te gaan of de antwoorden voorzien zijn van een motivatie en nieuwe termijn. Deze procedure is strijdig met het Reglement van Orde (artikel 59 lid 3), waarin expliciet wordt aangegeven dat uitstelberichten worden behandeld als een antwoord.

 

Quickscan PS-instrument schriftelijk vragenrecht Overijssel

Overwegingen voor Provinciale Staten

1. Een meer bewuste afweging over - en daarmee naar verwachting een meer efficiënte en effectieve inzet van - het instrument Statenvragen kan op enkele manieren positief beïnvloed worden: 
1. Een expliciete afweging in overleg met anderen kan leiden tot een meer bewuste keuze voor het al dan niet inzetten van het instrument.
2. Het regelmatig opfrissen van de kennis en het delen van inzichten over de inzet van PSinstrumenten kan helpen om bewuste afwegingen te blijven maken. De training die de Griffie aan het begin van de Statenperiode aanbiedt, is hier een goed voorbeeld van.
3. Overweeg technisch-inhoudelijke vragen op andere wijze te stellen dan via de formele artikel 42- procedure. Dit geldt uiteraard niet voor vragen waarvan het doel juist is om een reactie op schrift van GS uit te lokken of waarbij men graag wil dat de ingewonnen informatie met de gehele Staten wordt gedeeld.
2. Ga vanuit het achterliggende doel voor het stellen van de schriftelijke Statenvragen na of dit met het antwoord van GS bereikt is, of er door GS toezeggingen zijn gedaan en overweeg mogelijke vervolgstappen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het agenderen voor commissiebehandeling, het stellen van nieuwe schriftelijke vragen of het zoeken van publiciteit.
3. Het gebruik van een standaard format voor artikel 59-vragen komt de uniformiteit ten goede en kan de herkenbaarheid van deze vragen vergroten.

 
Overwegingen voor Gedeputeerde Staten 

1. Streef naar een beknopte, maar ruimhartige beantwoording van schriftelijke Statenvragen. Beantwoording rekening houdend met het achterliggende doel en de context van de vraag, kan soms verder gaan dan een strikte en letterlijke beantwoording.
2. Zorg ervoor of ga na dat toezeggingen in de beantwoording van schriftelijke Statenvragen worden geregistreerd en de nakoming hiervan wordt bewaakt. 
3. Wees alert op een tijdige beantwoording van schriftelijke Statenvragen. Indien tijdige beantwoording niet lukt of kan, dient zo snel mogelijk een uitstelbericht met motivatie en verwachte datum van beantwoording verzonden te worden.  
4. Met het oog op het nakomen van artikel 59 lid 3 van het Reglement van Orde willen wij daarnaast in overweging geven om de uitstelberichten en met name de verlenging van termijnen op een centrale (en voor alle Statenleden zichtbare) plaats bij te houden. Bijvoorbeeld door weergave van de uitstelberichten op het Extranet, de lijst ingekomen stukken en/of het SIS.

 

Quickscan PS-instrument schriftelijk vragenrecht Overijssel

Publicatie: 5 februari 2013 publicatie van de quickscan 'PS-instrument schriftelijk vragenrecht Overijssel' en bijbehorende brief.

Behandeling commissie: 3 april 2013 behandeling van de quickscan in de commissie Kwaliteit Openbaar Bestuur. In de commissie zijn een tweetal toezeggingen gedaan:

• De Commissaris van de Koning zegt toe om het format voor het stellen van schriftelijke vragen te bekijken en eventueel aan te passen.
• Gedeputeerde Staten zeggen toe melding te maken als de termijn van het beantwoorden voor door leden van PS gestelde vragen niet gehaald kan worden.
  (NB. De eerste toezegging is later bij de Griffie neergelegd)
  

PS-besluit: Er is geen formeel besluit over de quickscan genomen.

Terugkoppeling: Bij de PS-vergadering van 3 juli 2013 was een concept-format voor schriftelijke Statenvragen voor Statenleden beschikbaar gesteld.