Quickscan PS-Instrument schriftelijk vragenrecht
De Rekenkamer Oost-Nederland heeft quickscans gedaan naar het schriftelijk vragenrecht in de provincies Gelderland en Overijssel. Dit naar aanleiding van enkele fractiegesprekken waarbij de inzet en werking van dit instrument aan de orde kwam.
Context
Het schriftelijk vragenrecht is een belangrijk instrument van leden van Provinciale Staten om informatie te verkrijgen. Het vragenrecht is verankerd in artikel 151 van de Provinciewet*. In artikel 42 van het Reglement van Orde van provincie Gelderland zijn nadere regels over de manier waarop het schriftelijk vragenrecht wordt uitgeoefend in de provincie**.
Enkele cijfers
Enkele cijfers over schriftelijke Statenvragen:
- In de periode april 2011-september 2012 zijn 149 Statenvragen gesteld
- Statenleden van oppositie stelden 65% van de Statenvragen
- Ruim een kwart van de vragen gaat over Economie, werk en innovatie
- Veel vragen komen voort uit interne stukken en mediaberichten
Aantal ingediende schriftelijke Statenvragen per beleidsprogramma (april 2011-september 2012)
Bron: Rekenkamer Oost-Nederland (november 2012)
Bron van aanleiding voor indienen schriftelijke Statenvragen (april 2011-september 2012)
Bron: Analyse Rekenkamer Oost-Nederland (november 2012)
Conclusies
De drie belangrijkste conclusies van het onderzoek zijn:
- Het instrument schriftelijk vragenrecht kan nog bewuster worden ingezet.
- Statenleden zijn tevreden over de beantwoording van schriftelijke Statenvragen door Gedeputeerde Staten, maar wellicht zijn meer vervolgstappen mogelijk.
- Meer alertheid op tijdige beantwoording is wenselijk.
*Provinciewet, artikel 151, lid 1
Een lid van de Provinciale Staten kan Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koningin mondeling of schriftelijk vragen stellen.
**Reglement van Orde Provinciale Staten Gelderland, artikel 42
Schriftelijke vragen
1. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien
2. De vragen worden bij de voorzitter ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin worden gebracht.
3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, doch in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn binnengekomen. Het antwoord wordt ter kennis van de leden van Provinciale Staten gebracht.
4. Indien beantwoording niet binnen de termijn plaatsvinden, stellen Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koningin de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Een afschrift van het bericht wordt ter kennis van de leden van de Provinciale Staten gebracht.
5. De vragen en antwoorden worden opgenomen in de lijst van ingekomen stukken als bedoeld in artikel 21.
De drie conclusies van het onderzoek worden hieronder nader uitgewerkt:
1. Het instrument schriftelijk vragenrecht kan nog bewuster worden ingezet
Het vragenrecht is een individueel recht van Statenleden. Voorop staat dat een Statenlid zelf kan bepalen of en wanneer hij/zij schriftelijke Statenvragen gaat stellen en ook hoe hij/zij de afweging daartoe maakt. Echter, uit de quickscan kwamen enkele bevindingen naar voren die pleiten voor een meer bewuste afweging over en inzet van het instrument Statenvragen:
• Formele route voor schriftelijke Statenvragen
De antwoorden op schriftelijke Statenvragen doorlopen binnen de provincie dezelfde formele route als andere (beleids)stukken. Dit betekent dat de antwoorden altijd langs management, portefeuillehouder en Gedeputeerde Staten gaan. De quickscan laat zien dat de voorbereiding en coördinatie van de beantwoording van schriftelijke Statenvragen tijdsintensief is voor de ambtelijke organisatie.
• Diverse afwegingen, niet altijd met anderen
De afweging en het besluit om schriftelijke Statenvragen te stellen wordt door sommige Statenleden/bij sommige Statenvragen alleen gemaakt en wordt soms expliciet in overleg met anderen gemaakt (bv. in een fractieoverleg). Statenleden blijken verschillende aspecten mee te nemen in hun afweging. Enerzijds zien we directe en praktische argumenten, zoals behoefte aan informatie of de beschikbare tijd. Anderzijds noemden enkele Statenleden meer strategische afwegingen, zoals profilering en publiciteit. Enkele Statenleden gebruiken Statenvragen als onderdeel van het opbouwen van een dossier rondom een thema. Met betrekking tot publiciteit willen we overigens opmerken dat uit de interviews met journalisten is gebleken dat Statenvragen voor hen vooral interessant zijn als deze gaan over zaken die een grote impact hebben op burgers.
• Technische vragen kunnen ook op andere wijze gesteld worden
Meerdere ambtenaren benadrukten in de interviews dat de antwoorden op technische, feitelijke vragen ook op andere wijze verkregen hadden kunnen worden dan via artikel 42. Hierbij werd vooral aangegeven dat er achter telefonische vragen of vragen per e-mail geen formele procedure zit, die het tijdrovend maakt. Wel werd onderstreept dat wanneer het politieke vragen betreft, dit niet meer tot de mogelijkheden behoort.
• Griffie faciliteert, ook bij schriftelijke Statenvragen
De Griffie faciliteert op verschillende manieren de Statenleden in hun afwegingen voor de keuze van PS-instrumenten (waaronder ook schriftelijke Statenvragen). Zo was er aan het begin van de Statenperiode een introductieprogramma met aandacht voor de verschillende instrumenten; is er een schema op het PS-plein met uitleg van de verschillende instrumenten en zijn ze beschikbaar voor vragen over de inzet van instrumenten. Dit laatste komt voor het instrument schriftelijke Statenvragen niet vaak voo
2. Statenleden zijn tevreden over de beantwoording van schriftelijke Statenvragen door Gedeputeerde Staten, maar wellicht zijn meer vervolgstappen mogelijk
Het vragenrecht is bij uitstek een onderwerp waar de politieke dynamiek tussen leden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten speelt. Door het stellen van schriftelijke Statenvragen wordt een uitspraak op schrift van GS over een bepaald thema gevraagd. Deze antwoorden worden door de ambtelijke organisatie voorbereid. Uit de quickscan komen enkele bevindingen naar voren met betrekking tot de inhoud van vragen en antwoorden en hoe daar gevolg aan wordt gegeven:
• Statenleden zijn over het algemeen tevreden over het proces en de gegeven antwoorden, over toonzetting is men meer verdeeld
Uit de interviews met Statenleden blijkt dat zij over het algemeen tevreden zijn over de verkregen informatie. Van de gegeven rapportcijfers was het hoogste cijfer een 8 en er waren twee onvoldoende uitgedeeld. De redenen hiervoor waren dat het antwoord op de vraag te complex was en het antwoord het absolute minimum was aan informatie dat verwacht kon worden. Zeven van de twaalf Statenleden waren tevreden over de toonzetting van de antwoorden op Statenvragen, vier Statenleden gaven zowel positieve als negatieve punten met betrekking tot de toonzetting aan en één Statenlid was ontevreden over de toonzetting. In hun toelichting over de toonzetting gebruikten Statenleden enerzijds termen als zakelijk, neutraal en correct; anderzijds werden ook afstandelijk, weinig inlevingsvermogen en niet serieus genomen worden, genoemd.
• Aanleiding duidelijk voor ambtenaren
Uit de interviews met ambtenaren bleek dat de aanleiding voor het indienen van de Statenvragen over het algemeen duidelijk voor hen was. Kennis over wat er speelt op een beleidsterrein en wat de verschillende politieke partijen belangrijk vinden helpt om vragen ‘aan te zien komen’. Ook is de ambtenaren gevraagd in hoeverre zij de Statenvragen ‘kort en bondig’ vonden. Acht ambtenaren antwoordden hier bevestigend op. Drie andere ambtenaren hadden wel feedback op de formulering van de vragen. Deze feedback had betrekking op de mate van suggestiviteit, concreetheid en realisme van de vragen.
• Statenvragen worden beknopt beantwoord
Er is er sprake van een beknopte beantwoording, zo bleek uit desk research en interviews met Bureau Bestuur en Directie en ambtenaren. Dus over het algemeen wordt de noodzakelijke informatie naar de letter van de vraag gegeven.
• Antwoorden leiden in beperkte mate tot vervolgstappen
Acht Statenleden gaven aan vervolgacties te hebben ondernomen naar aanleiding van de Statenvragen uit de casestudy. Dit ging voornamelijk om een terugkoppeling aan betrokkenen, maar bijvoorbeeld ook wel om bespreking in een commissie, werkbezoek en een (telefoon)gesprek met een ambtenaar. Drie ambtenaren gaven aan dat er acties zijn ondernomen na de beantwoording van de Statenvraag, bijvoorbeeld het aanscherpen van een proces en het voeren van overleg. Uit het onderzoek komt verder naar voren dat de antwoorden van vijf van de 149 Statenvragen zijn geagendeerd voor commissiebehandeling.
• Weinig concrete toezeggingen in antwoorden
Verder blijkt uit de quickscan dat Statenvragen beperkt tot toezeggingen leiden. Terwijl dit wel een van de belangrijke (achterliggende) doelen is voor het stellen van Statenvragen, zo komt dit de interviews naar voren. Uit een analyse van de antwoorden op de 149 Statenvragen blijkt dat in ongeveer 10% van de gevallen een concrete toezegging wordt gedaan door GS. Uit de quickscan komt naar voren dat bewaking van dit soort toezeggingen bij de ambtelijke afdelingen en de vragensteller(s) ligt. Het is echter niet duidelijk hoe dit geborgd is in de ambtelijke organisatie.
3. Meer alertheid op tijdige beantwoording is wenselijk
In het Reglement van Orde van PS Gelderland staat dat schriftelijke Statenvragen zo spoedig mogelijk beantwoord moeten worden, maar in ieder geval binnen 30 dagen nadat de vragen zijn binnengekomen (art. 42, lid 3). Tevens is in het Reglement van Orde opgenomen dat indien beantwoording niet binnen de termijn kan plaatsvinden er een uitstelbericht (art. 42, lid 4) moet komen. In de quickscan hebben we uitgezocht in hoeverre hier sprake van is. De uitkomsten hiervan zijn als volgt:
• 65% van de Statenvragen is binnen de gestelde termijn beantwoord
Uit de quickscan blijkt dat 94 van de 144 Statenvragen binnen de gestelde termijn beantwoord zijn (65%). In provincie Overijssel lag dit op 72%.
• 11% van de Statenvragen is buiten de termijn beantwoord zonder uitstelbericht
Voor 33 Statenvragen is een uitstelbericht verstuurd. In twee gevallen werd deze uitstelbrief buiten de termijn naar de vragensteller verstuurd. Voor 17 Statenvragen geldt dat deze buiten de termijn zijn beantwoord, zonder dat er een uitstelbrief naar de vragensteller (en een afschrift naar PS) is verstuurd. Dit komt neer op 11% van de ingediende Statenvragen.
Overwegingen voor Provinciale Staten
- Een meer bewuste afweging over – en daarmee naar verwachting een meer efficiënte en effectieve inzet van – het instrument Statenvragen kan op enkele manieren positief beïnvloed worden:
- Een expliciete afweging in overleg met anderen kan leiden tot een meer bewuste keuze voor het al dan niet inzetten van het instrument.
- Het regelmatig opfrissen van de kennis en het delen van inzichten over de inzet van PSinstrumenten kan helpen om bewuste afwegingen te blijven maken. De training die de Griffie aan het begin van de Statenperiode aanbiedt, is hier een goed voorbeeld van.
- Overweeg technisch-inhoudelijke vragen op andere wijze te stellen dan via de formele artikel 42- procedure. Dit geldt uiteraard niet voor vragen waarvan het doel juist is om een reactie op schrift van GS uit te lokken of waarbij men graag wil dat de ingewonnen informatie met de gehele Staten wordt gedeeld.
- Blijf alert op de formulering van de vragen. Deze is essentieel voor de beantwoording. Hoe zorgvuldiger de formulering van de vraag, hoe groter de kans om de informatie te krijgen waar je naar op zoek bent. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om vragen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn, waardoor een ander antwoord gegeven kan worden dan de bedoeling was. Of het stellen van gesloten vragen, terwijl een open vraag de bedoelde informatie kan opleveren en vice versa.
- Ga vanuit het achterliggende doel voor het stellen van de schriftelijke Statenvragen na of dit met het antwoord van GS bereikt is, of er door GS toezeggingen zijn gedaan en overweeg mogelijke vervolgstappen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het agenderen voor commissiebehandeling, het stellen van nieuwe schriftelijke vragen of het zoeken van publiciteit.
Overwegingen voor Gedeputeerde Staten
- Streef naar een beknopte, maar ruimhartige beantwoording van schriftelijke Statenvragen. Beantwoording rekening houdend met het achterliggende doel en de context van de vraag, kan soms verder gaan dan een strikte en letterlijke beantwoording.
- Zorg ervoor of ga na dat toezeggingen in de beantwoording van schriftelijke Statenvragen worden geregistreerd en de nakoming hiervan wordt bewaakt.
- Wees alert op een tijdige beantwoording van schriftelijke Statenvragen. Indien tijdige beantwoording niet lukt of kan, dient zo snel mogelijk een uitstelbericht met motivatie en verwachte datum van beantwoording verzonden te worden.
Publicatie: 5 februari 2013 publicatie van de quickscan ‘PS-instrument schriftelijk vragenrecht’ en bijbehorende brief.
GS-reactie: 19 februari 2013 reactie van GS op de quickscan.
Behandeling commissie: 6 maart 2013 behandeling van de quickscan in de commissie Algemeen bestuur, Financiën en Welzijn.
Besluitvorming: 20 maart 2013 besluit over de quickscan in de PS-vergadering (quickscan voor kennisgeving aangenomen).