Wie niet waagt, die niet wint geldt zeker ook voor provinciaal beleid. Om doelen te bereiken, is het nodig om risico’s te nemen. Risicomanagement is daarbij een belangrijk instrument: het identificeren en bewust afwegen van risico’s en vervolgens het beheersen van risico’s kan negatieve effecten voorkomen. Wel is het goed om te bedenken dat er altijd een onzekere factor overblijft en risico’s zich dus blijven voordoen.
De Rekenkamer Oost-Nederland heeft in dit onderzoek gekeken in hoeverre de provincie Gelderland risico’s bewust afweegt, redenerend vanuit de doelen die ze wil behalen. We hebben gekeken naar hoe Provinciale Staten (PS) wordt geïnformeerd over risico’s, in hoeverre PS risico’s bewust afwegen in debat en hoe het risicomanagement in de ambtelijke organisatie is geregeld. Daarbij hebben we twee steekproeven genomen: één uit Statenvoorstellen en één uit het provinciale risicoregister.
Goede informatievoorziening over risico’s aan PS
De conclusie is dat Provinciale Staten in Statenvoorstellen goede informatie over risico’s ontvangen en risico’s vervolgens in het debat aan de orde stellen. Regelmatig sturen PS ook bij op basis van risico’s, bijvoorbeeld door een amendement aan te nemen, te vragen om een vervolg-Statenvoorstel of extra geld beschikbaar te stellen. Naast Statenvoorstellen, ontvangen PS ook informatie over risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement, die onderdeel is van de begroting en jaarrekening. Hoewel de paragraaf aan de wettelijke eisen voldoet, wordt er een beperktere blik gegeven op risico’s dan door de wetgever is beoogd. De financiële insteek van de paragraaf zorgt er voor dat er geen aandacht is voor de impact van risico’s op doelbereik.
Risicomanagement in de organisatie kan verbeterd worden
Op de werkvloer is het risicomanagement adequaat geregeld: er wordt consequent nagedacht over risico’s, gewerkt aan beheersmaatregelen en de informatie over risico’s aan PS is over het algemeen goed. Dit is ook te zien in het provinciale risicoregister (zie figuur). Er wordt echter geen gevolg gegeven aan de informatie uit het risicoregister en een totaalbeeld van risico’s ontbreekt. Het risicomanagement gericht op het weerstandsvermogen heeft een sterk financiële focus en wordt omschreven als ‘de minimale variant’. Het risicomanagement is georganiseerd volgens het ‘drie-lijnenmodel’, maar functioneert in de praktijk niet goed. Het gevolg is dat er strategische sturing op risico’s vanuit de top van de organisatie ontbreekt.
Hoofdconclusie
PS worden over het algemeen goed geïnformeerd over risico’s in Statenvoorstellen. PS hebben zelf ook aandacht voor risico’s bij het nemen van besluiten, waaronder het risico van het niet halen van doelen. De informatie in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement in begroting en jaarstukken geeft door de financiële insteek van een beperktere blik op risico’s en risicomanagement dan de wetgever met de paragraaf beoogt: geen aandacht voor de impact van risico’s op doelbereik.
Het dagelijks risicomanagement op afdelingsniveau adequaat is geregeld; bij het risicomanagement gericht op het weerstandsvermogen is sprake van de ‘minimale variant’. Samenhang en strategische sturing op risico’s vanuit de ambtelijke top ontbreekt echter.
Deelconclusies
Goede informatievoorziening in Statenvoorstellen en aandacht voor risico’s in PS.
PS worden over het algemeen goed geïnformeerd over risico’s in Statenvoorstellen. Zowel risico’s als genomen beheersmaatregelen zijn terug te zien in het Statenvoorstel. In debat hebben PS aandacht voor risico’s, waaronder het (niet) halen van doelen. Meerdere malen vormen risico’s aanleiding tot bijsturen door PS in de vorm van een (aangenomen) amendement of motie, vraag om een vervolgvoorstel of het beschikbaar stellen van extra geld. PS laten hiermee een bewuste afweging van risico’s zien in relatie tot de doelen in PS.
Informatievoorziening aan PS over weerstandsvermogen voldoet, maar geeft beperkte blik
De informatievoorziening aan PS voldoet aan de wettelijke eisen en aan de kadernota. Via de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ in begroting en jaarstukken ontvangen PS informatie over de belangrijkste financiële risico’s van de provincie. De paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement heeft een voornamelijk financiële insteek. Zicht op (programma-overstijgende of integraal af te wegen) risico’s die impact hebben op doelbereik ontbreekt in de paragraaf. Hierdoor wordt een beperktere blik op risicomanagement gegeven dan de wetgever met de paragraaf beoogd heeft.
Organisatie van risicomanagement en sturing op risico’s kan verbeterd worden
Het ambtelijke risicomanagement kan worden verbeterd. Het dagelijks risicomanagement op afdelingsniveau is adequaat geregeld. Het risicomanagementbeleid is op papier coherent, maar in de praktijk is sprake van een ‘minimale variant’ bij het risicomanagement gericht op het weerstandsvermogen. De organisatie in het ‘drie-lijnenmodel’ doet niet wat het beoogd: het leidt niet tot sturing op risico’s en een gedeelde verantwoordelijkheid voor risicomanagement. Samenhang tussen risico’s voor het weerstandsvermogen en dagelijks risicomanagement en een totaalbeeld van risico’s op niveau van directie of managementteam is er niet. Hierdoor vindt er geen strategische sturing op risico’s plaats vanuit de ambtelijke top.
Hieronder staan de aanbevelingen die we doen aan Provinciale Staten:
- Overweeg om in begroting en jaarstukken bij de programma’s expliciet(er) aandacht te besteden aan onzekerheden, kansen en risico’s. Programma-overstijgende en/of integraal af te wegen risico’s kunnen een plek krijgen in de paragraaf weerstandsvermogen.
De aandacht voor risico’s is in de huidige opzet van begroting en jaarstukken geconcentreerd in de paragraaf Weerstandsvermogen, die voldoet aan de wettelijke eisen en de kadernota. Door in de programma’s in begroting en jaarstukken expliciet aandacht te besteden aan onzekerheden, kansen en risico’s gekoppeld aan de maatschappelijke doelen en opgaven, wordt met een bredere blik naar risicomanagement gekeken. Dit faciliteert een bewuste afweging van risico’s in relatie tot doelen en te maken keuzes. De paragraaf weerstandsvermogen kan vervolgens worden aangevuld met programma-overstijgende en/of integraal af te wegen risico’s. - a. Verzoek GS om een aanspreekpunt voor risicomanagement voor de hele organisatie in te stellen, naast het risicomanagementproces gericht op het weerstandsvermogen. Dit aanspreekpunt kan daarnaast een stimulerende rol ten aanzien van risicomanagement vervullen.
Op dit moment ontbreekt een aanspreekpunt voor risicomanagement. Samenhang tussen het dagelijks risicomanagement en het risicomanagement gericht op het weerstandsvermogen is er niet. De huidige invulling van risicomanagement volgens het ‘drie-lijnenmodel’ leidt niet tot sturing op risico’s en de beheersing daarvan.b. Verzoek GS om de betrokkenheid van directie en managementteam bij risicomanagement te borgen door risico’s en de beheersing daarvan een vast onderdeel te maken van gesprekken en afspraken tussen directie en managementteam.
Op dit moment ontvangt de directie enkel informatie over risico’s in de vorm van de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement bij de begroting en jaarstukken. - Verzoek GS om op termijn strategisch risicomanagement in te stellen en te ontwikkelen. Benut hierbij reeds beschikbare sturingsinformatie over risico’s en betrek informatie over externe ontwikkelingen die de provincie Gelderland raken. Dit faciliteert een bewuste afweging van (externe en interne) risico’s ten opzichte van ambities en doelen van de provincie. Op dit moment ontbreekt strategisch risicomanagement.
- Verzoek GS een jaar na de behandeling van dit rapport inzicht te geven in de implementatie van de aanbevelingen.
Met deze aanbeveling die in elk onderzoek terugkomt, bevorderen we de doorwerking van rekenkameronderzoek.
Het onderzoek is op woensdag 16 oktober 2024 aangeboden aan de voorzitter van de open agenda.
Behandeling van het rapport
Op 20 november 2024 ontvingen we de bestuurlijke reactie van GS.
Op 27 november 2024 zullen we het onderzoek toelichten in een beeldvormende bijeenkomst in PS.
Op 4 december 2024 zullen PS het onderzoek bespreken in een oordeelsvormende bijeenkomst.