Subsidies Gelderland

Het zicht op het doelbereik van de door de provincie Gelderland verstrekte subsidies kent beperkingen. Dit komt doordat verbeteringen uit uitgevoerde evaluaties nauwelijks worden geïmplementeerd, sturings- en beheersingsinformatie over subsidies een aandachtspunt vormen en steekproeven op kleine subsidies niet jaarlijks zijn uitgevoerd. Daarmee is er sprake van risico’s op het gebied van doelmatigheid en rechtmatigheid van subsidieverlening. Dat is de conclusie uit het rapport ‘Zicht op subsidies’ dat de Rekenkamer Oost-Nederland op 9 oktober publiceert.

Subsidies zijn een belangrijk instrument om doelen te realiseren. Ook door de provincie Gelderland wordt jaarlijks voor tientallen miljoenen aan subsidie verstrekt. Middelen die afkomstig zijn van de belastingbetaler. Het is dan ook van belang om zicht te hebben op de resultaten en effecten die gerealiseerd zijn met subsidies. Voor subsidieregelingen die vijf jaar of langer worden ingezet, geldt een evaluatieplicht. Gelderland kiest er voor om regelingen die vier jaar of langer lopen te evalueren en om subsidies die worden verstrekt buiten de regelingen om eveneens te evalueren.

Gelderland evalueert daarmee uitgebreid, dat wil zeggen meer dan de evaluatieplicht vraagt. Uit de evaluaties blijkt dat er verbeteringen nodig zijn voor het zicht op het doelbereik van subsidies. De verbetermogelijkheden die uit de evaluaties naar voren zijn gekomen, zijn echter nauwelijks doorgevoerd. Daardoor blijft het leereffect van de evaluaties beperkt.

Er zijn een aantal aandachtspunten als het gaat om sturings- en beheersingsinformatie over subsidies. Overzichten van langlopende regelingen moeten bijvoorbeeld handmatig worden opgesteld en ook voor de rapportage over verstrekte subsidies in de jaarrekening is deels handwerk nodig. Hiermee neemt de kans op fouten toe.

Voor subsidies tot €25.000 is landelijk de afspraak dat de ontvanger geen verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. Dit is afgesproken om de administratieve lasten te beperken en gaat uit van vertrouwen in de subsidieontvangers. Wel moeten subsidieontvangers bij een eventuele controle kunnen laten zien wat ze met de subsidie gedaan hebben. De provincie Gelderland heeft als beleid om jaarlijks een aantal subsidieontvangers uit deze categorie te controleren. Dat is de afgelopen jaren niet structureel gebeurd waardoor het niet duidelijk is of het vertrouwen gerechtvaardigd is.

Hoofdconclusie
De provincie zet één derde van haar middelen in via subsidies. Het zicht op de besteding ervan kent echter beperkingen. Hier zijn een aantal redenen voor. Ten eerste dat sturings- en beheersingsinformatie een aandachtspunt vormen. Omdat overzichten deels handmatig tot stand komen neemt de kans op fouten toe. Andere redenen zijn dat er wel -en redelijk uitgebreid- evaluaties zijn uitgevoerd, maar dat verbeteringen nauwelijks worden geïmplementeerd en steekproeven op kleine subsidies niet jaarlijks worden uitgevoerd. Kortom, er is sprake van risico’s op het vlak van doelmatigheid en rechtmatigheid van subsidieverlening.

Deelconclusies
Volledige en juiste informatie zijn een voorwaarde om goed te kunnen sturen, in control te zijn en te verantwoorden. Aan die voorwaarde wordt niet volledig voldaan als het gaat om de jaarlijkse rapportage aan PS en de (interne) overzichten van langlopende regelingen. Bij beiden speelt een kans op fouten als gevolg van handmatige handelingen. Het subsidieregister is daarnaast niet volledig.

De provincie Gelderland heeft een groot aantal subsidieregelingen geëvalueerd. Daaruit blijkt dat er verbeteringen mogelijk zijn ten aanzien van het zicht op het doelbereik. De aandachtspunten uit de evaluaties worden echter beperkt opgepakt. Daardoor wordt het lerende aspect van evalueren tot nu toe onvoldoende benut en verbetert het zicht op doelbereik van subsidieregelingen niet.

Een jaarlijks steekproefsgewijze controle van subsidies waarvoor geen verantwoording hoeft te worden afgelegd, maakt onderdeel uit van het beleid. De steekproef is niet jaarlijks uitgevoerd. De controle die wel is uitgevoerd geeft reden tot zorg. Het is onvoldoende duidelijk of het gestelde vertrouwen in de ontvangers van kleine subsidies gerechtvaardigd is. Dit betekent een risico op misbruik en oneigenlijk gebruik dat -zeker ook gezien de stijging in aantallen en omvang in €- ongewenst is.

Aanbevelingen aan GS

1. Zorg voor de rapportagetool in het toekomstige registratiesysteem voor het subsidieverleningsproces, o.a. ten behoeve van de informatievoorziening aan PS.
   De rapportage aan PS in de P&C-cyclus over de omvang van subsidies is deels op basis van een handmatige en daarmee tijdrovende en foutgevoelige exercitie tot stand gekomen. Het huidige registratiesysteem voorziet niet in een dergelijke rapportagetool.
   
   
2. Pas de werkwijze en de geautomatiseerde systemen ten behoeve van subsidieverlening aan zodat kan worden voldaan aan de Awb-verplichting ten aanzien van evalueren en het transparant rapporteren over verstrekte subsidies:
   a. Leg de startdatum van regelingen vast in een systeem.
   b. Hanteer een eenduidige definitie in lijn met de Awb voor
   een langlopende regeling.
   c. Beleg de verantwoordelijkheid voor het bepalen of een regeling
   gewijzigd wordt voortgezet of dat er sprake is van
   een nieuwe regeling (met nieuwe startdatum).
   d. Neem alle verstrekte subsidies op in het subsidieregister.
   Op dit moment wordt niet gestructureerd bijgehouden wanneer een regeling is gestart, waardoor niet eenvoudig gemonitord kan worden wanneer een regeling geëvalueerd moet worden. Ook worden niet alle subsidies opgenomen in het subsidieregister, waardoor niet volledig transparant gerapporteerd wordt over verstrekte subsidies.
   
   
3. Borg het lerende effect van evaluaties door:
   a. Het evaluatiekader te herijken en ervoor te zorgen dat het wordt
   gebruikt in de organisatie.
   b. Per regeling het niveau van evalueren te bepalen en daarbij
   minimaal niveau 2 te hanteren.
   c. In de evaluatie een conclusie per regeling op te nemen
   (doorgaan, wijzigen of opheffen).
   d. Een implementatieplan aan de opvolging van aanbevelingen uit
   evaluaties te koppelen.
   e. PS te informeren over de uitkomsten, bijvoorbeeld door het overzicht van langlopende regelingen aan te vullen met de conclusie van de evaluatie en een link naar de evaluatie.
   De provincie Gelderland evalueert geregeld, maar kan het lerende effect beter benutten. Een evaluatiekader, het vaststellen van het niveau van evalueren per regeling, een conclusie per regeling en een implementatieplan voor de opvolging van aanbevelingen dragen hieraan bij. Daarnaast kunnen PS meer geïnformeerd worden over de uitkomsten van evaluaties.
   
   
4. Voer de steekproeven bij arrangement 1 (en 2) uit zoals afgesproken en maak de resultaten tot een vast onderdeel van de informatie over subsidieverlening die PS al in de P&C-cyclus ontvangen.
   Voor arrangement 1 subsidies is de steekproef de enige vorm van controle. Het is van belang deze gestructureerd uit te voeren en PS te informeren of het gestelde vertrouwen in subsidieontvangers arrangement 1 gerechtvaardigd is.

Aanbeveling aan PS

1. Verzoek GS een jaar na de behandeling van dit rapport inzicht te geven in de implementatie van de aanbevelingen. Subsidieverlening is grotendeels de verantwoordelijkheid van GS en uitvoeringsgericht. Dat betekent dat veel van de aanbevelingen ook aan GS gericht en van een gedetailleerd niveau zijn. De implementatie van de aanbevelingen komt ten goede aan uw informatiepositie. Het is daarom eens te meer van belang om zicht te houden op de implementatie ervan.

Het rapport is op 9 oktober aangeboden aan de voorzitter van de open agenda van Provinciale Staten.

Op 27 november gaven we een presentatie tijdens de beeldvormende bijeenkomst over de uitkomsten van het onderzoek. Op 11 december vond de oordeelsvormende bespreking plaats. Besluitvorming over het onderzoek vond plaats op 15 januari 2020. U kunt de vergadering hier terugkijken. Het voorstel is met algemene stemmen aangenomen, waarmee de aanbevelingen uit het rapport zijn overgenomen. 

In bijlage 9 van de jaarstukken 2020 geven GS informatie over subsidieverleningen in 2020 en gaan zij in op de stand van zaken bij de implementatie van de aanbevelingen.